La certificación de aprobación de cuentas anuales, así como el resto de la documentación a presentar ante el Registro Mercantil, puede ser firmada utilizando distintas modalidades reconocidas legalmente. A continuación se describen las principales opciones y sus características:
1. Firma manuscrita (autógrafa)
Es la modalidad tradicional, mediante la cual el firmante rubrica físicamente el documento en papel.
Puede emplearse tanto en la presentación física como en la presentación telemática, aunque en este último caso suele requerirse el escaneo del documento firmado para su envío digital.
Desde la presentación del ejercicio 2024 la mayoria de los Registros Mercantiles están rechazando las Certificaciones con firma manusrita escaneada.
2. Firma electrónica
La firma electrónica es el conjunto de datos electrónicos asociados a un documento digital que permiten identificar al firmante y garantizar la integridad del documento.
En CuentasAnuales.es ofrecemos la opción online, legal y segura de firmar electrónicamente a través de la plataforma SIGNATURIT.
3. Certificados digitales para la firma electrónica
DNI electrónico (DNIe): Permite firmar digitalmente documentos con plena validez legal.
Certificados FNMT o de otras autoridades certificadoras: Se pueden instalar en el ordenador o en un dispositivo USB, y son válidos para la firma electrónica avanzada o cualificada.
Certificados de representante de persona jurídica: Específicos para que los administradores firmen en nombre de la sociedad.
4. Presentación y combinación de firmas
En la presentación telemática completa, todos los documentos (incluida la certificación de aprobación) se firman electrónicamente y se envían online7.
En la presentación mixta, el depósito se envía telemáticamente, pero la certificación de aprobación se entrega físicamente en el Registro, firmada de manera manuscrita o electrónica.
Es posible combinar firmas manuscritas y electrónicas en diferentes documentos, aunque se recomienda mantener coherencia y optar por la firma electrónica avanzada o cualificada para todo el proceso.
Recomendación práctica
Para la presentación telemática de cuentas anuales, se recomienda utilizar la firma electrónica avanzada o cualificada, ya que cumplen con los requisitos legales de identificación, integridad y no repudio, y son plenamente aceptadas por el Registro Mercantil. La firma manuscrita ha de dejado de ser válida en la presentación física o en la modalidad mixt y solo se acepta en aquellos casos en el que Administrador demuestre que no tiene otra opción de firma.